Privacy Policy（IT/EN）

Informativa sulla Privacy (IT)

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito web è:

Associazione Giapponese in Toscana
Via [indirizzo da inserire]
E-mail: info@firenzehoshuko.org
Telefono: +39 331 220 4617
Codice fiscale / P. IVA: 94043970485

2. Ambito di applicazione

La presente Informativa descrive le modalità di raccolta, utilizzo, conservazione e protezione dei dati personali degli utenti che visitano il sito web della Scuola Giapponese di Firenze.

L’Informativa si applica a tutti gli utenti che accedono al sito dall’Italia, da altri Paesi dell’Unione Europea, dallo Spazio Economico Europeo e da Paesi terzi, compreso il Giappone.

Il trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile.

3. Tipologie di dati raccolti

Il sito può raccogliere le seguenti categorie di dati:

Dati forniti volontariamente dall’utente

• nome e cognome;

• indirizzo e-mail;

• numero di telefono;

• dati relativi agli studenti e ai genitori necessari per richieste di iscrizione o contatti con la scuola;

• informazioni contenute nei messaggi inviati tramite moduli di contatto o posta elettronica.

Dati raccolti automaticamente

Durante la navigazione possono essere raccolti:

• indirizzo IP;

• informazioni sul browser e sul dispositivo utilizzato;

• data e ora dell’accesso;

• pagine visitate;

• dati tecnici necessari alla sicurezza e al corretto funzionamento del sito.

4. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• rispondere alle richieste di informazioni;

• gestire le comunicazioni con famiglie, studenti e interessati;

• gestire le procedure di iscrizione e le attività scolastiche;

• garantire la sicurezza e il corretto funzionamento del sito;

• adempiere agli obblighi di legge e amministrativi;

• tutelare i diritti del Titolare in sede giudiziaria o stragiudiziale.

5. Base giuridica del trattamento

Il trattamento è effettuato sulla base di una o più delle seguenti condizioni:

• consenso dell’interessato;

• esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali;

• adempimento di obblighi legali;

• legittimo interesse del Titolare alla gestione e sicurezza del sito e delle attività scolastiche.

6. Modalità del trattamento

I dati sono trattati mediante strumenti informatici e organizzativi idonei a garantirne la sicurezza, la riservatezza e l’integrità.

L’accesso ai dati è consentito esclusivamente a soggetti autorizzati o a fornitori che operano per conto del Titolare nel rispetto delle disposizioni del GDPR.

7. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e comunque per il periodo richiesto dagli obblighi di legge.

I dati relativi alle richieste di contatto saranno conservati per il tempo necessario alla gestione della richiesta e successivamente cancellati o anonimizzati, salvo ulteriori obblighi normativi.

8. Servizi di terze parti

Google Workspace

Per la gestione delle attività amministrative, della posta elettronica e della collaborazione interna, la scuola utilizza Google Workspace.

Google Fonts

Il sito può utilizzare Google Fonts per la corretta visualizzazione dei caratteri tipografici.

L’utilizzo di tali servizi può comportare il trattamento di dati tecnici da parte dei rispettivi fornitori.

9. Trasferimento internazionale dei dati

Alcuni fornitori di servizi informatici possono trattare dati personali al di fuori dell’Unione Europea.

In tali casi il trasferimento avviene nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR, inclusa l’adozione delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea o di altri strumenti giuridici adeguati.

10. Diritti dell’interessato

Gli interessati possono esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, tra cui:

• accesso ai dati personali;

• rettifica dei dati inesatti;

• cancellazione dei dati nei casi previsti dalla legge;

• limitazione del trattamento;

• opposizione al trattamento;

• portabilità dei dati;

• revoca del consenso precedentemente prestato.

Gli interessati hanno inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali o all’autorità competente del proprio Paese di residenza nell’Unione Europea.

11. Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito utilizza cookie tecnici necessari al funzionamento del servizio.

Eventuali ulteriori cookie o strumenti di analisi saranno utilizzati esclusivamente secondo quanto descritto nella specifica Cookie Policy.

12. Modifiche all’Informativa

La presente Informativa può essere aggiornata periodicamente per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecnologiche.

La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito web con indicazione della data dell’ultima revisione.

Ultimo aggiornamento: [09/06/2026]

Privacy Policy (EN)

1. Data Controller

The Data Controller responsible for the personal data collected through this website is:

Japanese Association in Tuscany

Via [address to be inserted]

Email: info@firenzehoshuko.org

Phone: +39 331 220 4617

Tax ID / VAT Number: 94043970485

________________________________________

2. Scope of Application

This Policy describes how we collect, use, store, and protect the personal data of users who visit the website of the Japanese School of Florence.

This Policy applies to all users accessing the site from Italy, other European Union countries, the European Economic Area, and third countries, including Japan.

The processing of personal data is carried out in compliance with Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”) and applicable Italian law.

________________________________________

3. Categories of Personal Data Collected

Data Provided Voluntarily by Users

The School may collect personal data voluntarily provided by users, including:

• first and last name;

• email address;

• telephone number;

• information relating to students and parents required for enrollment inquiries or communications with the School;

• information contained in messages sent through contact forms or email.

Data Collected Automatically

When users visit the website, certain technical information may be collected automatically, including:

• IP address;

• browser and device information;

• date and time of access;

• pages visited;

• technical data necessary for security and proper website operation.

4. Purposes of Processing

Personal data is processed for the following purposes:

• responding to requests for information;

• managing communications with families, students, and prospective applicants;

• administering enrollment procedures and school activities;

• ensuring the security and proper functioning of the website;

• complying with legal and administrative obligations;

• protecting the rights and legitimate interests of the School where necessary.

5. Legal Basis for Processing

Personal data is processed on one or more of the following legal grounds:

• the data subject's consent;

• the performance of pre-contractual measures or contractual obligations;

• compliance with legal obligations;

• the legitimate interests of the School in managing its educational activities and maintaining website security.

6. Methods of Processing

Personal data is processed using appropriate technical and organizational measures designed to ensure confidentiality, integrity, and security.

Access to personal data is restricted to authorized personnel and service providers acting on behalf of the School in accordance with GDPR requirements.

7. Data Retention

Personal data is retained only for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected and to comply with applicable legal obligations.

Information submitted through contact requests will be retained for the time necessary to respond to and manage the request, unless longer retention is required by law.

8. Third-Party Services

Google Workspace

The School uses Google Workspace to support administrative operations, communications with families, email services, and document management.

Google Fonts

The website may use Google Fonts to ensure the proper display of web content and typography.

The use of these services may involve the processing of technical data by their respective providers.

9. International Data Transfers

Certain service providers used by the School may process personal data outside the European Union.

Where such transfers occur, they are carried out in accordance with the safeguards required by the GDPR, including the use of Standard Contractual Clauses or other legally recognized transfer mechanisms where appropriate.

10. Rights of Data Subjects

Data subjects may exercise the rights granted under Articles 15–22 of the GDPR at any time, including the right to:

• access personal data;

• request correction of inaccurate data;

• request erasure of personal data where applicable;

• request restriction of processing;

• object to processing;

• receive personal data in a portable format;

• withdraw previously given consent.

Data subjects also have the right to lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority (Garante per la Protezione dei Dati Personali) or with the supervisory authority of their country of residence within the European Union.

11. Cookies and Tracking Technologies

This website uses technical cookies necessary for the operation of the website.

Any additional cookies or tracking technologies will be used only as described in the applicable Cookie Policy.

12. Changes to this Privacy Policy

This Privacy Policy may be updated periodically to reflect legal, organizational, or technological developments.

The most current version will be published on this website together with the date of the latest revision.

Last Updated: [09/06/2026]