Student & Family Data Processing Notice（IT/EN）

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEGLI STUDENTI E DELLE FAMIGLIE (IT)

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

1. Titolare del trattamento

Associazione Giapponese in Toscana

E-mail: info@firenzehoshuko.org

2. Finalità del trattamento

I dati personali degli studenti e dei loro genitori o tutori sono raccolti e trattati per:

• gestione delle iscrizioni;

• organizzazione delle attività didattiche;

• comunicazioni scuola-famiglia;

• gestione amministrativa e contabile;

• gestione delle emergenze e della sicurezza degli studenti;

• adempimento di obblighi previsti dalla normativa vigente;

• organizzazione di eventi e attività scolastiche.

3. Categorie di dati trattati

Possono essere raccolti:

• nome e cognome dello studente;

• data e luogo di nascita;

• nazionalità;

• indirizzo di residenza;

• dati di contatto dei genitori;

• indirizzi e-mail;

• numeri telefonici;

• informazioni necessarie per la sicurezza e la gestione scolastica;

• dati relativi alle persone autorizzate al ritiro dello studente.

La scuola raccoglierà esclusivamente i dati strettamente necessari alle finalità sopra indicate.

4. Base giuridica del trattamento

Il trattamento è necessario:

• per l’esecuzione del rapporto scolastico richiesto dalla famiglia;

• per l’adempimento di obblighi legali e amministrativi;

• per il perseguimento del legittimo interesse della scuola nell’organizzazione delle attività educative;

• sulla base del consenso, quando richiesto dalla normativa applicabile.

5. Conservazione dei dati

I dati saranno conservati per tutta la durata della frequenza scolastica e successivamente per il periodo necessario all’adempimento degli obblighi amministrativi e legali.

6. Comunicazione dei dati

I dati potranno essere comunicati esclusivamente a soggetti che collaborano con la scuola per finalità amministrative, organizzative, informatiche o contabili e che operano nel rispetto del GDPR.

I dati non saranno diffusi al pubblico salvo specifico consenso dell’interessato o del genitore.

7. Trasferimenti internazionali

Qualora vengano utilizzati servizi digitali forniti da soggetti situati al di fuori dell’Unione Europea (ad esempio Google Workspace), i trasferimenti saranno effettuati nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR.

8. Diritti dell’interessato

I genitori o tutori possono esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, inclusi:

• accesso ai dati;

• rettifica;

• cancellazione;

• limitazione del trattamento;

• opposizione;

• portabilità dei dati;

• revoca del consenso.

Le richieste possono essere inviate all’indirizzo e-mail del Titolare.

9. Reclamo all’Autorità di controllo

Gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali o all’autorità competente del proprio Paese di residenza nell’Unione Europea.

NOTICE ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA OF STUDENTS AND FAMILIES (EN)

Pursuant to Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR)

1. Data Controller

Japanese Association in Tuscany

Email: info@firenzehoshuko.org

________________________________________

2. Purposes of Processing

The personal data of students and their parents or legal guardians are collected and processed for the following purposes:

• managing student enrollment and registration procedures;

• organizing and administering educational activities;

• facilitating communication between the School and families;

• managing administrative and accounting matters;

• ensuring the safety and well-being of students;

• complying with legal and regulatory obligations;

• organizing school events and extracurricular activities.

3. Categories of Personal Data Processed

The School may collect and process the following categories of personal data:

• student's first and last name;

• date and place of birth;

• nationality;

• residential address;

• contact details of parents or legal guardians;

• email addresses;

• telephone numbers;

• information necessary for student safety and school administration;

• information regarding persons authorized to pick up the student.

The School collects only the personal data necessary to achieve the purposes described above.

4. Legal Basis for Processing

The processing of personal data is based on one or more of the following legal grounds:

• the performance of the educational relationship requested by the family;

• compliance with legal and administrative obligations;

• the legitimate interests of the School in organizing and managing educational activities;

• the consent of the data subject or legal guardian, where required by applicable law.

5. Data Retention

Personal data will be retained for the duration of the student's enrollment and attendance at the School and thereafter for the period necessary to comply with legal, administrative, and accounting obligations.

6. Disclosure of Personal Data

Personal data may be disclosed only to individuals or organizations that support the School in administrative, organizational, IT, accounting, or related activities and that process data in compliance with the GDPR.

Personal data will not be publicly disclosed unless specific consent has been provided by the data subject or by a parent or legal guardian where required.

7. International Data Transfers

Where digital services provided by organizations located outside the European Union are used (for example, Google Workspace), personal data may be transferred internationally.

Such transfers will be carried out in accordance with the safeguards required under the GDPR.

8. Rights of Data Subjects

Parents, legal guardians, and eligible students may exercise the rights provided under Articles 15–22 of the GDPR at any time, including:

• the right of access to personal data;

• the right to rectification of inaccurate data;

• the right to erasure of personal data where applicable;

• the right to restriction of processing;

• the right to object to processing;

• the right to data portability;

• the right to withdraw consent where processing is based on consent.

Requests concerning these rights may be submitted to the Data Controller using the contact details provided above.

9. Right to Lodge a Complaint

Data subjects have the right to lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority (Garante per la Protezione dei Dati Personali) or with the competent supervisory authority in their country of residence within the European Union if they believe that the processing of their personal data violates applicable data protection laws.

Last Updated: [09/06/2026]